gemeente Steenbergen | 1e wijziging Vergoedingsregeling reiskosten woon- werkverkeer gemeente Steenbergen 2009

Regeling 1e wijziging Vergoedingsregeling reiskosten woon- werkverkeer gemeente Steenbergen 2009

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

  • Datum inwerking-treding 17-03-2011
  • Terugwerkende kracht t/m 01-01-2011
  • Datum uitwerking-treding 01-01-2020
  • Betreft wijziging art
  • Datum ondertekening 17-02-2011
  • Bron bekendmaking gemeentelijke website
  • Kenmerk voorstel B1100036

Inleiding

Burgemeester en wethouders van Steenbergen;

Gelet op de verkregen instemming van de Ondernemingsraad d.d. 20 oktober 2008;

Gelet op artikel 125 van de Ambtenarenwet, de Wet op de loonbelasting 1964 en de gemeentelijke CAR/UWO-regeling;

besluiten:

met ingang van 1 januari 2009 vast te stellen de navolgende “Vergoedingsregeling reiskosten woon-werkverkeer gemeente Steenbergen 2009” :

Begripsomschrijvingen

Artikel 1

  • 1.

    Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

    • a.

      ambtenaar: de ambtenaar in dienst van de gemeente Steenbergen als bedoeld in artikel 1:1 van de CAR/UWO-regeling gemeente Steenbergen 1997, onverminderd het bepaalde in artikel 1:2 van die regeling;

    • b.

      werkgever: de gemeente Steenbergen;

    • c.

      het college: burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen;

    • d.

      woning: de woning welke als hoofdverblijf van de ambtenaar geldt en waar hij gewoonlijk verblijft;

    • e.

      standplaats: de plaats waar of van waaruit de ambtenaar gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht;

    • f.

      reisafstand: de enkele reisafstand tussen woning en standplaats gemeten langs de meest gebruikelijke weg;

  • 2.

    Waar in deze regeling wordt gesproken in de mannelijke vorm wordt hieronder mede verstaan de vrouwelijke vorm.

Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer

Artikel 2

  • 1.

    De ambtenaar die regelmatig heen en weer reist tussen woning en standplaats middels gebruikmaking van een privé-vervoermiddel danwel met het openbaar vervoer kan op verzoek een vergoeding toegekend worden terzake van de noodzakelijk te maken reiskosten.

  • 2.

    Er is sprake van regelmatig heen en weer reizen tussen woning en standplaats indien:

    • -

      de ambtenaar doorgaans minstens op één dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en standplaats, én

    • -

      de ambtenaar dit doet in tenminste 36 weken per jaar.

  • 3.

    Uitgangspunt is dat de reiskostenvergoeding wordt berekend overeenkomstig de belastingvrij te verstrekken vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer volgens de belastingwetgeving, zoals nader uitgewerkt in artikel 3 van deze regeling.

  • 4.

    De ambtenaar aan wie vervoer is verstrekt vanwege de werkgever komt niet voor de reiskostenvergoeding in aanmerking.

Hoogte vergoedingsbedrag

Artikel 3

  • 1.

    De reiskostenvergoeding wordt toegekend en uitbetaald in de vorm van een vast maandelijks bedrag.

  • 2.

    De reisafstand welke voor de vergoeding in aanmerking wordt genomen, bedraagt maximaal 75 kilometer.

  • 3.

    Voor de ambtenaar die doorgaans op 5 werkdagen per week heen en weer reist tussen woonplaats en standplaats wordt de vaste maandelijkse reiskostenvergoeding berekend als volgt: dubbele reisafstand (tot maximaal 150 km) vermenigvuldigd met 206 werkdagen per jaar vermenigvuldigd met de belastingvrije kilometervergoeding ad € 0,19. De uitkomst wordt gedeeld door 12.

  • 4.

    De ambtenaar die vanwege thuiswerken niet op alle voor hem geldende werkdagen heen en weer reist tussen woning en standplaats behoudt aanspraak op de vast maandelijkse reiskostenvergoeding berekend volgens het derde lid, onder de voorwaarde dat hij tenminste 128 dagen per kalenderjaar heen en weer reist tussen woning en standplaats.

  • 5.

    Voor de ambtenaar die een arbeidspatroon heeft van minder dan 5 werkdagen per week, wordt het aantal werkdagen als bedoeld in het derde lid alsmede het aantal reisdagen als bedoeld in het vierde lid naar evenredigheid toegepast.

  • 6.

    Voor de ambtenaar die niet voldoet aan de voorwaarde van het minimaal aantal reisdagen als bedoeld in het vierde of vijfde lid, wordt de vergoeding vastgesteld naar rato van het gemiddeld aantal feitelijke reisdagen per week.

  • 7.

    De reisafstand wordt berekend middels gebruikmaking van een erkende routeplanner welke via het gemeentelijk intranet te raadplegen is. Bij twijfel en/of verschil van mening tussen de ambtenaar en het college omtrent de gangbare route, wordt de reisafstand berekend volgens de kortste route gehanteerd. De reisafstand wordt naar boven afgerond op hele kilometers.

  • 8.

    Met welk privé-vervoermiddel de reisafstand wordt afgelegd is niet van belang.

  • 9.

    Indien en voor zover de volgens de leden 1 tot en met 8 berekende reiskostenvergoeding minder bedraagt dan € 5,00 per maand wordt deze niet uitbetaald.

Samenloop met andere vergoedingsregelingen

Artikel 4

Voorzover de ambtenaar uit andere hoofde aanspraak heeft op enige tegemoetkoming ter zake van reiskosten woon-/werkverkeer worden deze aanspraken in mindering gebracht op de reiskostenvergoeding waarop ingevolge deze regeling aanspraak bestaat.

Vermindering/opschorting in verband met ziekte, non-activiteit e.d.

Artikel 5

  • 1.

    Bij afwezigheid van de ambtenaar wegens ziekte en/of buitengewoon verlof langer dan zes aaneensluitende weken wordt de uitbetaling van de reiskostenvergoeding stopgezet en met inachtneming van het bepaalde in de leden 2 en 3 van dit artikel verrekend.

  • 2.

    Bij langdurige afwezigheid als bedoeld in het eerste lid wordt de reiskostenvergoeding gedurende de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog doorbetaald.

  • 3.

    De uitbetaling van de reiskostenvergoeding wordt weer hervat vanaf de maand volgend op de maand waarin het werk weer hervat is. Indien en voorzover sprake is van gedeeltelijke werkhervatting (al dan niet bij wijze van arbeidstherapie) wordt de vergoeding naar evenredigheid van het aantal reisdagen berekend en uitbetaald.

  • 4.

    Over de periode waarop de ambtenaar anders dan wegens ziekte, vakantie of (buitengewoon) verlof zijn werkzaamheden feitelijk niet verricht, wordt de aanspraak en uitbetaling op een tegemoetkoming ingevolge deze regeling opgeschort.

Aanvraagprocedure

Artikel 6

  • 1.

    Om in aanmerking te kunnen komen voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer moet de ambtenaar een schriftelijk verzoek indienen bij het college middels gebruikmaking van het daarvoor vastgestelde aanvraagformulier zoals opgenomen in bijlage 1 van deze regeling.

  • 2.

    Met uitzondering van een nieuw in dienst tredende ambtenaar zal de vergoeding nimmer met terugwerkende kracht verleend worden. In voorkomende gevallen is de datum van indiening van het aanvraagformulier bepalend voor de ingangsdatum van de reiskostenvergoeding. Voor een nieuw in dienst tredende ambtenaar geldt een indieningstermijn van maximaal twee maanden met dien verstande dat een vergoeding nimmer eerder kan ingaan dan 1 januari van het lopende kalenderjaar.

Verplichtingen

Artikel 7

  • 1.

    De ambtenaar is verplicht tijdig alle wijzigingen in zijn persoonlijke en/of werkomstandigheden schriftelijk aan het college door te geven welke van invloed zijn op een correcte uitvoering van deze regeling.

  • 2.

    Indien en voorzover de ambtenaar in gebreke blijft wijzigingen tijdig door te geven danwel onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, waardoor de werkgever een naheffingsaanslag vanwege de belastingdienst wordt opgelegd, worden de ter zake verschuldigde bedragen op hem verhaald en verrekend met zijn netto-salaris.

  • 3.

    Onverminderd het bepaalde in het tweede lid is de ambtenaar te allen tijde verplicht de ten onrechte genoten bedragen van de reiskostenvergoedingen terug te betalen. In voorkomende gevallen zullen deze bedragen verrekend worden met zijn netto-salaris.

Aanpassing vergoedingsbedragen aan fiscale wetgeving

Artikel 8

  • 1.

    Indien en voorzover van toepassing wordt het volgens artikel 3 berekende vergoedingsbedrag aangepast aan toekomstige fiscale maatregelen. Deze aanpassing kan zowel in positieve als negatieve zin zijn, alsook betrekking hebben op de wijze van uitbetaling.

  • 2.

    Het college is bevoegd deze regeling te wijzigen of in te trekken indien de fiscale wetgeving daartoe aanleiding geeft.

Uitvoering

Artikel 9

De uitvoering van deze regeling is opgedragen aan de teamcoach afdeling Personeel en Organisatie bij de afdeling Ondersteuning.

Onvoorziene/bijzondere gevallen

Artikel 10

In die gevallen waarin deze regeling niet, niet geheel of niet naar billijkheid voorziet, kan het college een nadere voorziening treffen.

Citeertitel en inwerkingtreding

Artikel 11

  • 1.

    Deze regeling kan worden aangehaald als “Vergoedingsregeling reiskosten woon-/werkverkeer 2009” en treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van haar bekendmaking.

  • 2.

    De “Vergoedingsregeling reiskosten woon-/werkverkeer gemeente Steenbergen 2001”, zoals vastgesteld bij besluit van het college d.d. 11 maart 2002, en de “Uitruilregeling onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer”, zoals vastgesteld bij besluit van het college d.d. 3 oktober 2006, worden ingetrokken.

Bijlagen

reiskosten ww aanvraagformulier .pdf (versie geldig sinds: 24-12-2014; PDF-bestand; grootte: 81.70 kB)

Toelichting op de Vergoedingsregeling reiskosten woon-/werkverkeer gemeente Steenbergen 2009.

Algemeen

Doelstelling is het treffen van aanvullende regelgeving op het gebied van de rechtspositie van het gemeentepersoneel ter verbetering van het arbeidsvoorwaardenpakket omwille van versterking van het wervings- en aanstellingsbeleid en de ontwikkeling van instrumenten tot behoud van goed personeel.

Bij de inhoudelijke regeling is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de voorschriften van de belastingdienst met betrekking tot belastingvrije vergoedingen voor reiskosten c.a. Indien de fiscale voorschriften met betrekking tot de reiskostenvergoedingen in de toekomst wijzigen zal de onderhavige regeling hierop aangepast moeten worden.

Artikelsgewijs

Hieronder volgt een artikelsgewijze toelichting op de desbetreffende vergoedingsregeling, voorzover de tekst van de artikelen niet voor zichzelf spreekt.

Artikel 1

De regeling is niet van toepassing op de vrijwilligers bij de gemeentelijke brandweer, de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand, de leden van het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad.

In beginsel wordt de woning als vertrekpunt genomen bij de beoordeling of en in hoeverre er sprake is van woon-/werkverkeer. Als de ambtenaar, anders dan bij wijze van vakantie, voor een langere periode elders verblijft, dient voor deze beoordeling de feitelijke verblijfplaats als vertrekpunt te worden genomen.

Artikel 2

Om voor een tegemoetkoming in aanmerking te kunnen komen, moet sprake zijn van regelmatig woon-/werkverkeer. Hieronder moet worden verstaan het tenminste eenmaal per week plegen te reizen tussen woning en arbeidsplaats waarbij binnen een tijdsbestek van 24 uur zowel heen als terug gereisd wordt.

Oproepkrachten die de ene week wel en de andere week niet werken vallen alsdan niet onder de werking van deze regeling.

Het is niet van belang met welk privé-vervoermiddel de ambtenaar reist. Dit kan zijn met de eigen auto, bromfiets of fiets. Ook deelnemers aan de gemeentelijke fietsregeling komen in aanmerking voor de reiskostenvergoeding, evenals de ambtenaren die gebruik maken van openbaar vervoer.

De term “noodzakelijke” reiskosten ziet op de zakelijk gereden kilometers. Fiscaal gezien mogen immers alleen de “zakelijk” gereden kilometers woon-werkverkeer voor een onbelaste kilometervergoeding in aanmerking worden gebracht. Uit privé-overwegingen gereden omrijkilometers, bijvoorbeeld om een kind onderweg bij de crèche af te zetten, komen niet voor vergoeding in aanmerking. Dit mag eveneens niet voor kilometers die de ambtenaar tussen de middag rijdt om bijvoorbeeld thuis te gaan lunchen. Deze kilometers zijn niet zakelijk.

Er mag ook geen onbelaste vergoeding worden verstrekt indien voor woon-werkverkeer gebruik gemaakt wordt van vervoer vanwege de werkgever. Bijv. de ambtenaar die een dienstauto gebruikt voor woon-werkverkeer.

Artikel 3

De hoogte van de vergoeding is gebaseerd op een volgens de fiscale regelgeving geaccepteerde berekeningsmethode voor het toekennen van een vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer.

De reisafstand wordt gezien als de enkele reisafstand tussen de woning en de arbeidsplaats, gemeten langs de meest gebruikelijke weg. De afstand moet worden gemeten over de weg die voor het desbetreffende vervoermiddel als de meest voor de hand liggende keuze kan worden beschouwd. Hoewel niet een ieder aan de factoren die de keuze bepalen -zoals afstand, drukte, veiligheid, obstakels, wegdek, comfort, vrijheid, doorstroming, natuurschoon, doelmatigheid, zuinigheid- eenzelfde gewicht zal toekennen, kan het resultaat van de overwegingen zeer wel op zijn objectieve aanvaardbaarheid worden getoetst. Hierbij kan een langere route als meer voor de hand liggend onder omstandigheden worden aanvaard. Als het reisdoel kan worden bereikt via meer wegen, die alle als voor de hand liggend worden beschouwd, zal -indien er niet een als het meest voor de hand liggend in aanmerking komt- de kortste weg worden genomen.

Bij twijfel of verschil van mening mag de werkgever gebruik maken van de daartoe geëigende, en binnen de organisatie gangbare, computerapparatuur zoals een erkende routeplanner. In dergelijke gevallen zal altijd de berekening volgens de kortste route gevolgd worden.

Bij de toepassing van lid 5 moet bijvoorbeeld ook gedacht worden aan de ambtenaar ouderschapsverlof geniet en gedurende een langere periode op minder dagen heen en weer reist dan volgens zijn normwerktijd het geval zou zijn. Gedurende de periode van het ouderschapsverlof diens zijn reiskostenvergoeding naar rato verminderd te worden.

Artikel 4

Indien de ambtenaar op grond van enige andere regeling of (individuele) afspraak in aanmerking komt voor een vergoeding van reiskosten woon-/werkverkeer, worden deze bedragen in mindering gebracht op de tegemoetkoming waarop ingevolge de onderhavige regeling aanspraak bestaat c.q. zou bestaan. Hierbij valt te denken aan de reiskostenvergoeding woon-/werkverkeer op basis van het Sociaal Statuut gemeentelijke herindeling; de overgangs- c.q. garantiebepaling in de bezoldigingsverordening als gevolg van de gemeentelijke herindeling, de tegemoetkoming woon- werkverkeer (in het kader van een opgelegde verhuisplicht) als bedoeld in hoofdstuk 18 van de gemeentelijke CAR/UWO-regeling.

Per saldo kan de ambtenaar dus nooit een hogere reiskostenvergoeding ontvangen dan hetgeen hij ingevolge de onderhavige vergoedingsregeling zou kunnen ontvangen.

Artikel 5

Volgens de belastingvoorschriften mag voor de berekening van een vaste reiskostenvergoeding worden uitgegaan van maximaal 206 dagen. Bij deze norm is reeds in aanmerking genomen dat een werknemer per jaar vanwege ziekte, vakantie en verlof gemiddeld 54 dagen afwezig is. Bij kortstondige afwezigheid mag de vaste reiskostenvergoeding alsdan ongewijzigd doorbetaald worden.

Bij afwezigheid langer dan zes weken moet echter wel een verrekening c.q. stopzetting plaatsvinden.

Als een werknemer tijdens ziekte reïntegratiewerkzaamheden verricht volgens aangepaste werktijden of op arbeidstherapeutische basis dan wordt de vergoeding naar evenredigheid van het aantal reisdagen uitbetaald.

Als basis voor de aanspraak op een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer geldt dat regelmatig heen weer gereisd moet worden tussen woning en standplaats. Als een werknemer anders dan wegens ziekte, vakantie of buitengewoon verlof zijn werkzaamheden feitelijk niet meer verricht en dus niet meer heen en weer behoeft te reizen tussen woning en werkplek, heeft hij geen aanspraak op een tegemoetkoming in de reiskosten op grond van deze regeling. De aanspraak en uitbetaling van de reiskostenvergoeding zal dan onverwijld opgeschort of beëindigd moeten worden. Deze situatie doet zich bijvoorbeeld voor ingeval de ambtenaar op non-actief gesteld wordt, of ingeval van schorsing, detachering e.d.

Artikel 6

Met het oog op accountantsvoorschriften, gedragcodes integriteit, belastingmaatregelen is een strakke aanvraagprocedure opgenomen.

Een aanvraag moet door de ambtenaar volledig ingevuld en ondertekend worden. Bij ontbrekende gegevens zal de ambtenaar eenmaal een redelijke termijn worden gegeven om de onvolkomenheden te herstellen. Als daar niet tijdig aan voldaan wordt zal deze aanvraag niet meer inhoudelijk in behandeling worden genomen. Uiteraard staat het de ambtenaar dan vrij een nieuw verzoek in te dienen, doch als ingangsdatum voor de toe te kennen vergoeding zal dan op zijn vroegst de (latere) ontvangstdatum van het nieuwe verzoek kunnen gelden.

Artikel 7

Dit artikel biedt de werkgever de mogelijkheid om ambtshalve verrekeningen toe te passen indien de ambtenaar onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt of anderszins in gebreke is gebleven.

Artikel 7 laat onverlet dat ingeval er sprake is van moedwillig misbruik c.q. fraude de disciplinaire procedure ex hoofdstuk 16 van de CAR/UWO kan worden gevolgd.

Artikel 8

De regeling is gebaseerd op de mogelijkheden die de belastingwetgeving biedt ten aanzien van belastingvrij te verstrekken vergoedingsbedragen voor reiskosten woon-werkverkeer. De vergoedingsbedragen zullen dus nooit mogen uitstijgen boven hetgeen volgens de fiscale voorschriften toegestaan is. Indien de fiscale regelgeving op dit punt gewijzigd wordt, zal de onderhavige vergoedingsregeling hierop –zonder verplichte tussenkomst van de ondernemingsraad- aangepast worden.

Artikel 9

De uitvoering van de regeling is gemandateerd aan het hoofd P&O, die ter zake dus namens het college handelt en voor bezwaar/beroep vatbare besluiten neemt.

Artikel 10

De gebruikelijke hardheidsclausule.

Artikel 11

De regeling treedt in werking per 1 januari 2009.