Officiele publicatie

Privacyreglement WVS, vastgesteld door het dagelijks bestuur van WVS-groep, houdende regels met betrekking tot (het omgaan met) persoonsgegevens en privacy (citeertitel: Privacyreglement)

In dit reglement laat WVS-groep (hierna: WVS) zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is. Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen medewerker en WVS en staat daarmee hoog op de agenda. WVS heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. WVS is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van medewerkers. Dat geldt voor taken op het gebied van de uitvoering van de Participatiewet en de Wet sociale werkvoorziening. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van WVS. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

1.Wetgeving en definities

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

  • Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
  • Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
  • Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).
  • Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
  • Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
  • Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.
    • 1.
      Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle afdelingen van WVS. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen WVS plaatsvinden.

1.Verantwoordelijke

Het bestuur en management zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens WVS worden uitgevoerd.

1.Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

  • Verzamelen, vastleggen en ordenen.
  • Bewaren, bijwerken en wijzigen.
  • Opvragen, raadplegen, gebruiken.
  • Verstrekken door middel van doorzending.
  • Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen.
  • Samenbrengen, met elkaar in verband brengen.
  • Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

  • Om een verplichting na te komen die in de wet staat of
  • Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was of
  • Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden of
  • Voor de goede vervulling van de taken of
  • Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden. WVS zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt WVS alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe WVS dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van WVS en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

WVS geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

5. Transparantie en communicatie

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

WVS informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan WVS geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop WVS met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als betrokkene al weet dat WVS persoonsgegevens van betrokkene verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Verwijdering

WVS bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

  • Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan WVS te vragen of zijn / haar persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn / haar gegevens worden verwerkt.
  • Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij WVS om dit te corrigeren.
  • Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan WVS te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
  • Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
  • Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn / haar persoonsgegevens.

Bij de beoordeling of betrokkene terecht een beroep doet op één van de vorengenoemde rechten zal WVS een belangenafweging moeten maken tussen de belangen van WVS (of de rechten en vrijheden van anderen) en de belangen van betrokkene. Zo kan er bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang zijn bij het vergaren van bepaalde informatie.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn / haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. WVS heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal WVS laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij WVS, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan WVS aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn: financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Toelichting

Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of WVS gebruik maakt van profilering, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de medewerker. Een mogelijkheid zou zijn om hier te laten zien of, en waar, WVS gebruik maakt van profilering. Het is mogelijk alleen aan te geven onder welke voorwaarden je het doet, of op welke punten je profilering gebruikt.

Let op: Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In Artikel 22.2 worden de uitzonderingen opgesomd: 1. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke, 2. toegestaan door Nederlands / EU recht, 3. na toestemming van de betrokkene.

Big data en tracking

Door middel van big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, WVS wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

Toelichting

Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of WVS gebruik maakt van big data onderzoek en tracking, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de medewerker. Een mogelijkheid zou zijn om hier te laten zien of, en waar, de WVS gebruik maakt van big data onderzoek en tracking. Het is mogelijk alleen aan te geven onder welke voorwaarden je het doet, of op welke punten je het gebruikt.

7. Plichten van WVS

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

WVS is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan WVS de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

  • De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.
  • De doelen van de verwerking.
  • Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen.
  • Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens.
  • Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie.
  • De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist.
  • Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. WVS voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking of een grootschalige verwerking plaats vindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt (privacy by design).

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG) WVS heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de interne richtlijnen op het gebied van privacy.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt WVS dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt WVS dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd (zie ook het Protocol meldplicht datalekken)

8. Klachtenregeling

Als WVS een wettelijke verplichting niet nakomt kan betrokkene bezwaar aantekenen. Deze zal via de bestaande bezwaren- en klachtenregeling van WVS worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist de algemeen directeur van WVS.

9. In werking treding

Dit reglement treedt in werking op de dag na vaststelling door het dagelijks bestuur van WVS. Op de datum van in werking treding komt de Privacyverordening WVS-groep, vastgesteld op 13 december 2004, te vervallen.

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van WVS op 7 mei 2018,

De secretaris, De voorzitter,

P.F.J.M. Havermans A.P.M.A. Schouw.