gemeente Steenbergen | Controleverordening WVS-groep

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

Accountant:

Een door het Algemeen Bestuur benoemde:

registeraccountant of;

accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als be¬doeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-administratieconsulenten of;

organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, be¬last met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

Accountantscontrole:

De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant van:

het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarreke¬ning met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de na¬dere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheers handelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit ac¬countantscontrole provincies en gemeenten.

Deelverantwoording:

Een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde ver-antwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de regeling, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

De regeling:

De gemeenschappelijke regeling WVS-groep.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant.

Het Dagelijks Bestuur bereidt de benoeming van de accountant voor.

Het Algemeen Bestuur stelt voor de opdrachtverlening van de accountantscontrole het Controleprotocol & normen- en toetsingskader vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

Het Dagelijks Bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverkla¬ring en het verslag van bevindingen vóór 15 april ter vast¬stelling voor aan het Algemeen Bestuur.

Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarre¬kening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de ac-countantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij beho¬rende werkzaamheden.

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (af¬stemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de algemeen directeur en het concernhoofd FI&A, en, indien nodig, (een vertegenwoordiging van) het Dagelijks Bestuur, één en ander met inacht¬neming van het bepaalde in mandaatbesluiten van het bestuur.

Artikel 5. Toegang tot informatie

De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige beschei¬den, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de regeling.

De accountant is bevoegd om van alle werknemers mondelinge en schriftelijke inlichtin¬gen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen.

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van het openbaar lichaam zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daar¬over verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Het Dagelijks Bestuur kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant opdracht ge¬ven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatig¬heid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voorzover de onafhankelijkheid van de ac¬countant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de speci¬fieke subsidies volgens de eisen van rechtmatigheid van de subsidieverstrekker(s). Het Dagelijks Bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke subsidies bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Be¬stuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de regeling is.

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de regeling is.

Artikel 7. Rapportering

Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Be¬stuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijk¬heid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.

3. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de

accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van

niet bestuurlijk belang aan de algemeen directeur van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 8. Inwerkingtreding

De Controleverordening WVS-groep, zoals vastgesteld op 13 december 2004 wordt ingetrokken per 1 juli 2019. Deze verordening treedt in werking per 1 juli 2019, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslag-jaar 2019 en later.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening WVS-groep”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur op 18 februari 2019.

Toelichting op de Controleverordening WVS-groep

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het Dagelijks Bestuur verantwoording afleggen aan het Algemeen Bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarver¬slag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het Algemeen Bestuur moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het Algemeen Bestuur. Het is dan ook het Algemeen Bestuur, dat de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeente¬wet). De jaarlijkse opdrachtverlening aan de accountant wordt namens het Dagelijks Bestuur door de voorzitter ondertekend.

Een bevoegd accountant voor de controle van de jaarrekening is een registeraccountant, een ac¬countant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.

Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole provincies gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.

Mogelijk zal het Algemeen Bestuur de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deel-verantwoordingen en organisatieonderdelen jaar op jaar willen vaststellen. Dit daar het Algemeen Bestuur dan rekening kan houden met gewijzigde omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Het is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de opdrachtverlening op te nemen.

Artikel 3. Informatieverstrekking door Dagelijks Bestuur

Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het Dagelijks Bestuur voor de ver¬strekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het Dagelijks Bestuur op deze achterliggende beschei¬den goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Het derde lid verplicht het Dagelijks Bestuur een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het Dagelijks Bestuur verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het Dagelijks Bestuur een dergelijke verklaring verstrekt.

In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het Dagelijks Bestuur gesteld voor de overleg¬ging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet binnen twee we¬ken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum moet de jaarrekening door het al¬gemeen bestuur zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het Dagelijks Bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het Algemeen Bestuur daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.

Het vijfde lid van het artikel gebiedt het Dagelijks Bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur bekend is geworden, terstond te melden aan het Algemeen Bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de behandeling door het Algemeen Bestuur uit.

Artikel 4. Uitvoering controle

Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het Dagelijks Bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het Dagelijks Bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en vertegenwoordigers van WVS-groep. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het Algemeen Bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het Dagelijks Bestuur de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelem¬merde toegang heeft tot alle onderdelen van de regeling en dat werknemers volledig meewer¬ken aan de accountantscontrole.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de regeling die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur. Ook kan het Dagelijks Be¬stuur besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samen¬hangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het Dagelijks Bestuur moet omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. Door deze werkzaam¬heden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het Algemeen Bestuur in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen Dagelijks Bestuur en ac¬countant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarreke¬ning. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het Dagelijks Bestuur voor advieswerk¬zaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant kan inschakelen. Indien het Dagelijks Bestuur dit voornemen heeft, dient hij het Algemeen Bestuur hier vooraf over te informeren. Dit biedt het Algemeen Bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbe¬steding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het Dagelijks Be¬stuur kenbaar te maken.

Het tweede en het derde lid regelen dat het Dagelijks Bestuur voor de overige controlewerk¬zaamheden in het algemeen de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant inschakelt. Het Dagelijks Bestuur mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de regeling is. De ac¬countant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de organisatie van de re¬geling. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bij¬voorbeeld organisatorische aard. De verordening regelt dat het Dagelijks Bestuur in deze ge¬vallen vrij is in de keuze van de accountant.

Artikel 7. Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. Aanvullend daarop kan het Algemeen Bestuur in zijn programma van eisen bij de opdrachtverlening aan¬vullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de opdrachtverlening moeten worden geregeld.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meer¬dere controles. Dit kunnen door het Algemeen Bestuur in het programma van eisen van de op¬drachtverlening opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het Dagelijks Bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarreke¬ning, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het Algemeen Bestuur. Dit opdat het Dagelijks Bestuur (in overleg met het Algemeen Bestuur en de accountant) mo¬gelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en te-kortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management (i.c. in ieder geval de algemeen directeur) meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) on-volkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de regeling kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De con¬stateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de ac¬countantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur door de ac¬countant besproken met het Dagelijks Bestuur. Het geeft het Dagelijks Bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept)verslag van bevindingen.

Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevin¬dingen aan het Algemeen Bestuur mondeling toelicht.

Artikel 8. Inwerkingtreding

De verordening treedt in de plaats van de vorige (oude) verordening.

Artikel 9. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in stukken naar deze verordening kan worden verwezen.