Officiele publicatie
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Steenbergen.
De raad van de gemeente Steenbergen;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 september 2023;
gelet op: artikel 212 van de Gemeentewet
besluit vast te stellen de volgende verordening;
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Steenbergen.
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Definities
1.In deze verordening wordt verstaan onder:
-
a.
Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
-
b.
Rechtmatigheid: Het voldoen aan de van toepassing zijnde wettelijke regelgeving waaronder gemeentelijke verordeningen. De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties dienen rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting;
-
c.
Doelmatigheid: Het realiseren van vooraf gedefinieerde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;
-
d.
Doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;
-
e.
Rechtmatigheidsverantwoording: : de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
-
f.
College: het college van burgemeester en wethouders
HOOFDSTUK 2 BEGROTING EN VERANTWOORDING
Artikel 2 Programma-indeling
1.De raad stelt een programma-indeling vast.
-
a.
De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast.
-
b.
Het voorstel van het college bevat tenminste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
-
c.
De raad stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.
Artikel 3 Planning- en control cyclus
Voor aanvang van een begrotingsjaar stelt de raad een overzicht vast met daarin de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de perspectiefnota, de tussenrapportage en de begroting met de meerjarenraming.
Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken
Bij de begroting en de jaarstukken worden de baten en lasten per taakveld, het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead weergegeven.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.
Artikel 5 Perspectiefnota
Het college biedt vóór 10 juni aan de raad een perspectiefnota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt de nota in de laatste vergadering voorafgaand aan het zomerreces vast.
Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten
1.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma, het overzicht algemene dekkingsmiddelen en de in de begroting opgenomen nieuwe investeringen.
2.Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
3.Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college zo spoedig mogelijk en in ieder geval bij de behandeling van de eerstvolgende tussenrapportage aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstelling voor bijstelling van het beleid.
4.Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voorafgaande aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.
Artikel 7 Tussenrapportage
1.Het college informeert de raad door middel van de tussenrapportage over de relevante afwijkingen in tijd en geld ten aanzien van de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vijf maanden van het begrotingsjaar.
2.De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde ramingen.
Artikel 8 Jaarstukken
1.Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties
2.Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
Artikel 9 Informatieplicht
Het college informeert in ieder geval de raad en voert haar besluit eerst uit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties indien de som per transactie groter is dan € 100.000, dan wel de looptijd van de lening langer is dan dertig jaar, dan wel de lening niet betreft de financiering van onroerend goed indien dit een bedrag is hoger dan € 50.000,-, dan wel de waarde van het onroerend goed lager is dan de te verstrekken lening, dan wel het college van zins is af te wijken van het rentepercentage zoals opgenomen in het Afsprakenkader Financiën behorend bij dit besluit. Hieronder vallen niet de achtervang overeenkomsten met het Waarborgfonds voor het verkrijgen van borgtocht ten behoeve van leningen van toegelaten instellingen voor de financiering van in de gemeenten gelegen woongelegenheden.
Artikel 10 EMU-saldo
Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
HOOFDSTUK 3 RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING
Artikel 11 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
1.In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.
2.In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.
3.Deze toelichting geeft inzicht in de maatregelen die worden genomen om dergelijke afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Artikel 12 Begrotingscriterium
1.Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
2.De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6, lid 1;
3.Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
4.Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
-
a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
-
b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
-
c.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage;
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel 13 Voorwaardencriterium
1.Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
2.Het college biedt de raad ter vaststelling jaarlijks een voorlopig en definitief normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle voor de interne controle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het voorlopig normenkader wordt in ieder geval aangeboden voordat de accountant start met de interim controle. Het definitief normenkader wordt in ieder geval aangeboden voordat de accountant start met de eindejaarscontrole.
Artikel 14 Misbruik en oneigenlijk gebruik
1.Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.
2.Het college treft beheersmaatregelen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
HOOFDSTUK 3 FINANCIEEL BELEID
Artikel 15 Waardering en afschrijving vaste activa
1.De waardering en afschrijving van de vaste activa geschieden conform de regels zoals ze zijn vastgelegd in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
2.De raad stelt bij afzonderlijk besluit het beleid ten aanzien van de waardering en afschrijving van de vaste activa vast.
Artikel 16 Reserves en voorzieningen
De raad stelt bij afzonderlijk besluit het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen vast. In dit besluit worden in ieder geval opgenomen bepalingen omtrent de vorming van, de storting in en de onttrekking aan reserves en voorzieningen.
Artikel 17 Kostprijsberekening
1.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
2.Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.
3.Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW), de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid en de kosten van straatreiniging betrokken.
4.Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten met betrekking tot voorzieningen, investeringen, bouwgrondexploitatie en andere (subsidie) projecten binnen het taakveld overhead afzonderlijk in beeld gebracht en toegerekend aan de taakvelden.
5.Overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting worden binnen het taakveld overhead afzonderlijk in beeld gebracht en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.
6.Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden wordt uitgegaan van een opslagpercentage op de geraamde directe kosten van de economische categorieën Salarissen en sociale lasten en Ingeleend personeel van de betreffende taakvelden. Het opslagpercentage voor overhead wordt berekend door het saldo van de baten en lasten van het taakveld overhead exclusief kosten bestuursondersteuning om te slaan naar rato van de salariskosten en kosten vast ingeleend personeel in het primaire proces. Voor het opslagpercentage van het cluster operationeel beheer worden de huisvestingskosten van het gemeentehuis in mindering gebracht op het saldo van baten en lasten van het taakveld overhead.
Artikel 18 Prijzen economische activiteiten
Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.
Artikel 19 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolheffing, afvalstoffenheffing, marktgelden, lijkbezorgingsrechten en leges.
Artikel 20 Financieringsfunctie
1.Het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarde, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s geschieden conform de regels zoals ze zijn vastgelegd in de Wet Financiering Decentrale Overheden.
2.Het college stelt nadere uitvoeringsregels vast omtrent de financieringsfunctie.
HOOFDSTUK 4 FINANCIËLE ORGANISATIE EN FINANCIEEL BEHEER
Artikel 21 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
-
a.
Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie;
-
b.
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa en passiva;
-
c.
Het verschaffen van informatie over uitnutting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
-
d.
Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten;
-
e.
Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving.
-
f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 22 Financiële organisatie
Het college draagt zorg voor en legt vast:
-
a.
Een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen;
-
b.
Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
-
c.
De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
-
d.
Het beleid en de interne regels voor inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten;
-
e.
Het beleid en interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;
-
f.
De beheersmaatregelen in de processen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, alsmede de interne regels voor het voorkomen van fraude, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel 23 Interne controle
1.Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het college daarover in beginsel in de rechtmatigheidsverantwoording. Substantiële afwijkingen worden door het college tussentijds gemeld.
2.Daarnaast informeert het college de raad over de genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
3.Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente. Bij afwijkingen in de administratie neemt het college maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN
Artikel 24 Intrekken oude verordening en overgangsrecht
1.De Financiële verordening 212 gemeente Steenbergen 2020 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de planning & control documenten die betrekking hebben op de begrotingsjaren tot en met 2022, de primaire begroting 2023 en de Tussenrapportage 2023.
2.De nieuwe verordening is van toepassing op de planning & control documenten begrotingsjaar 2023 en volgende uitgezonderd de primaire begroting 2023.
Artikel 25 Inwerkingtreding en citeertitel
Deze verordening treedt in werking een dag na bekendmaking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening 212 Gemeentewet Steenbergen 2023.
Afsprakenkader Financiën
Bijlage bij de financiële verordening van de gemeente Steenbergen.
1. Planning en control cyclus
De planning en control cyclus bestaat uit de perspectiefnota, begroting, tussenrapportage en jaarstukken.
Met de perspectiefnota stelt de raad de kaders vast waarbinnen het college de begroting moet opstellen. In de perspectiefnota wordt ingegaan op de belangrijkste ontwikkelingen (financieel en inhoudelijk) en de betekenis daarvan voor het beleid voor de komende vier jaar. De perspectiefnota is een document op hoofdlijnen en biedt de informatie waarmee de raad een integrale afweging kan maken over de meerjarenbegroting. De algemene politieke beschouwingen vinden plaats bij de behandeling van de perspectiefnota.
De begroting is een uitwerking van de kaders die de raad met de perspectiefnota heeft vastgesteld. Als het noodzakelijk is, kunnen voorstellen voor nieuw beleid, ook worden opgenomen in de begroting. Daarmee biedt de begroting, evenals de perspectiefnota, de informatie waarmee de raad een integrale afweging kan maken.
Met de tussenrapportage rapporteert het college over de inhoudelijke en financiële voortgang van de begroting in het lopende jaar. Afwijkingen worden op productniveau toegelicht. Hierbij wordt een ondergrens gehanteerd van € 5.000. De tussenrapportage bevat uitsluitend bijstellingen op het bestaand beleid en geen voorstellen voor nieuw beleid.
Met de jaarstukken legt het college verantwoording af over de inhoudelijke en financiële realisatie van het voorgaande jaar.
De planning en control cyclus van Steenbergen bestaat uit een vaste set documenten. Het karakter van het betreffende document wordt hier kort beschreven. Het maakt daarbij helder dat we in de P&C cyclus twee momenten kennen waarbij de raad een integrale afweging kan maken. Dat is bij de perspectiefnota en bij de begroting. Verder zijn er twee momenten waarop verantwoording plaatsvindt. Bij de tussenrapportage en jaarrekening.
2. Nieuw beleid
Voorstellen voor nieuw beleid worden in eerste instantie afgewogen bij de perspectiefnota en, als het noodzakelijk is, bij de begroting.
Deze bepaling is opgenomen omdat het in de praktijk onduidelijk is wanneer er voorstellen kunnen worden gedaan voor nieuw beleid. In de P&C cyclus van Steenbergen is de perspectiefnota hét document waar nieuw beleid wordt afgewogen. Als het nodig is, bijvoorbeeld als er zich na het opstellen van de perspectiefnota ontwikkelingen voordoen, kan het college en de raad ook bij de begroting voorstellen voor nieuw beleid doen. Immers, de momenten van behandeling van perspectiefnota en begroting zijn de momenten dat we integraal zicht hebben op de meerjarenbegroting.
3. Aanpassingen in het bestaand beleid.
Noodzakelijke financiële aanpassingen in het bestaand beleid in het lopende jaar, bijvoorbeeld als gevolg van wet- en regelgeving of autonome ontwikkelingen, worden opgenomen in de tussenrapportage. Is de aanpassing al eerder in het jaar bekend, dan wordt daarvan melding gemaakt in de perspectiefnota. Aanpassingen met een structureel karakter worden verwerkt in de volgende begroting.
Volledigheidshalve wordt hier de route aangegeven voor noodzakelijke aanpassingen in het bestaand beleid. Van belang is dat noodzakelijke aanpassingen zo snel mogelijk bij de raad bekend zijn. Als er bijvoorbeeld in het begin van het jaar een wetswijziging wordt aangekondigd, dan wordt hiervan melding gemaakt in de perspectiefnota.
4. Incidentele baten en lasten
Uitgangspunt is dat de gemeente structurele taken uitvoert en daarvoor in de (meerjaren)begroting structurele lasten en baten opneemt. Incidentele lasten zijn uitzondering. Een incidentele last wordt daarbij gedefinieerd als een eenmalige activiteit met een tijdelijk karakter en eindig doel, welke overigens meerjarig kunnen voorkomen. Eenmalige uitgaven die worden ingezet voor structurele gemeentelijke taken (zoals onderhoud groen en accommodaties, wegbeheer en dergelijke) vallen niet onder de definitie van incidentele uitgaven), tenzij:
-
•
aangetoond kan worden dat er sprake is van een eenmalige impuls en
-
•
het structureel uitvoeren van de taak gewaarborgd is.
Zowel in de meerjarenbegroting als de jaarstukken worden de incidentele baten en lasten voorzien van een toelichting. Uit de toelichting moet blijken dat de incidentele lasten daadwerkelijk voldoen aan de definitie. Incidentele uitgaven boven de € 50.000 worden gespecificeerd toegelicht in het hoofdstuk Incidentele baten en lasten.
Op basis van de notitie van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van 2018 zijn nieuwe spelregels opgenomen voor de incidentele baten en lasten. Het BBV kent geen sluitende definitie van incidentele baten en lasten en laat ruimte aan de decentrale overheden omdat dit past bij de eigen beoordeling van de lokale omstandigheden. Dit dient vooraf in bijvoorbeeld de financiële verordening te zijn vastgelegd. Een goede toelichting op de posten is dan ook van groot belang. De commissie BBV adviseert daarom een grensbedrag te hanteren voor posten die afzonderlijk moeten worden toegelicht.
Dit is een belangrijke bepaling die vraagt om een omslag in het financieel beleid. Waar in het verleden eenmalige activiteiten met een looptijd van 3 jaar of korter in de regel werden gedekt vanuit een reserve (meestal de Algemene Reserve), moet daar nu ook structurele dekking voor worden opgenomen, tenzij de incidentele uitgave voldoet aan de definitie.
Voorbeelden van incidentele lasten en baten zijn: projecten (ook als ze meerjarig zijn), eenmalige subsidies en de lasten die daartegenover staan en kosten voor het opstellen van een eenmalig plan.
5. Financiële mee- en tegenvallers
-
•
Tegenvallers worden in eerste instantie opgevangen binnen het betreffende begrotingsprogramma zelf.
-
•
Tegenvallers worden voor het lopende jaar opgenomen in de tussenrapportage en, waar noodzakelijk, voor de jaren daarna in perspectiefnota en/of begroting. Is de tegenvaller al eerder in het jaar bekend, dan wordt hiervan melding gemaakt in de perspectiefnota.
-
•
Meevallers, die niet nodig zijn ter compensatie van tegenvallers, vallen vrij ten gunste van het resultaat.
-
•
Onvoorziene tegenvallers die niet zijn begroot en de normale exploitatie overstijgen, worden gedekt uit de post Onvoorzien. Deze moeten voldoen aan de zogenaamde drie “O’s. Onvoorzien, Onontkoombaar en Onuitstelbaar. Het college legt daarbij achteraf verantwoording achteraf in de tussenrapportage of jaarstukken.
-
•
De omvang van de post Onvoorzien wordt gehandhaafd op € 50.000.
Deze bepaling is opgenomen om aan te geven hoe wordt omgegaan met mee- en tegenvallers. Centraal hierin staat het beroep op de post Onvoorzien. Hierbij wordt aangesloten bij de gangbare lijn die landelijk wordt gehanteerd, te weten de drie “ O”s .
6. Algemene Reserve
-
•
De Algemene Reserve heeft een bufferfunctie en maakt als zodanig deel uit van de gemeentelijke weerstandscapaciteit. Hiermee kunnen substantiële onverwachte kosten worden opgevangen.
-
•
Het minimumniveau van de Algemene Reserve wordt bepaald door de benodigde weerstandscapaciteit conform de nota Weerstandsvermogen en risicomanagement, alsmede het door de raad bepaalde minimumniveau (motie 7 november 2019) voor de vrije ruimte.
-
•
Het niet benodigde deel van de Algemene Reserve (vrije ruimte) kan worden aangewend ter dekking van incidentele uitgaven. Voorstellen hiertoe worden aan de raad voorgelegd en integraal afgewogen bij de perspectiefnota of begroting. Hierbij wordt rekening gehouden met de definitie van incidentele lasten (onderdeel 4 van het afsprakenkader)
-
•
Er wordt geen beroep gedaan op de Algemene Reserve zolang er in het betreffende jaar sprake is van een positief saldo in de (meerjaren)begroting, na eventuele verrekening met reserves.
Het beleid ten aanzien van de Algemene Reserve is met de motie van 7 november (introductie van een ondergrens van € 2 miljoen) gewijzigd. Zolang de reguliere begroting in het betreffende jaar nog ruimte biedt, wordt er geen beroep gedaan op de AR. In deze bepaling wordt ook de link gelegd naar de bepalingen rondom incidentele baten en lasten.
7. Niet uitgegeven budget
Het algemeen principe is dat er realistisch begroot wordt. Overhevelen van een niet uitgegeven budget wordt slechts bij uitzondering toegestaan. Hiervoor gelden de volgende spelregels:
-
•
Is er sprake van een structureel budget, dan is overhevelen niet toegestaan. Mocht dit in het volgend begrotingsjaar leiden tot een budgetoverschrijding, wordt dit meegenomen in de tussenrapportage.
-
•
Is er sprake van een incidenteel budget, dan is overhevelen alleen toegestaan als de activiteiten reeds zijn aangevangen.
-
•
Is er sprake van een incidenteel budget waarvoor de activiteiten nog niet zijn gestart, kan overheveling pas plaatsvinden na een deugdelijke onderbouwing. Hieruit moet blijken dat de activiteiten in ieder geval het volgende jaar gaan starten.
-
•
Bedragen onder de € 10.000 komen niet in aanmerking voor overheveling.
-
•
Het college besluit over de overheveling van budgetten. De overheveling wordt bekrachtigd door de raad bij vaststelling van de resultaatbestemming bij de jaarstukken.
Het overhevelen van budgetten van het ene naar het andere jaar is een uitzondering. Stelregel is dat er goed wordt begroot. Er kunnen zich echter altijd redenen voordoen om af te wijken. Hiervoor is een set van regels opgenomen. Structurele budgetten komen daarbij nooit in aanmerking voor overheveling. Het voordeel valt vrij in het jaarresultaat. Incidenteel budget kan worden overgeheveld, maar dan moet er zijn gestart met het werk. Is dat niet het geval, moet het budget opnieuw worden onderbouwd. Het college beslist over de overheveling van budgetten.
8. Investeringskredieten
-
•
Bij het vaststellen van de begroting autoriseert de raad alle investeringen die nodig zijn voor de reguliere bedrijfsvoering en investeringen die voortvloeien uit een door de raad vastgesteld beheerplan.
-
•
Voor de nieuwe investeringen bepaalt de raad bij de begroting welke, via afzonderlijk raadsvoorstel, moeten worden voorgelegd aan de raad.
-
•
Voor de nieuwe investeringen neemt het college in de begroting – op hoofdlijnen - de volgende gegevens op ter onderbouwing:
-
•
Aanleiding van de investering
-
•
Relatie met het college- of raadsprogramma
-
•
De mijlpalen
-
•
De hoogte en opbouw van het investeringsbedrag
-
•
De consequenties voor de exploitatie
-
•
De risico’s.
-
•
Investeringskredieten vervallen automatisch na 2 jaar, tenzij kan worden onderbouwd dat de werkzaamheden nog gaan plaatsvinden. Investeringskredieten die voortvloeien uit een door de raad vastgesteld beheerplan, blijven beschikbaar gedurende de periode van het betreffende beheerplan. Over de voortgang van de investeringskredieten met een oorspronkelijk investeringsbedrag van € 50.000 of meer wordt gerapporteerd in de tussenrapportage en jaarstukken.
Om de raad beter te faciliteren in de kaderstellende en controlerende rol zijn, aanvullend op de bepalingen in de verordening zelf, een aantal spelregels opgenomen. Deze regels gelden voor nieuwe investeringen. Aan de hand van de informatie kan de raad zelf bepalen welke investeringen nog een keer moeten terugkomen. Via de tussenrapportage en jaarstukken wordt verantwoording afgelegd. Hierbij wordt een ondergrens aangehouden van € 50.000. Van deze investeringen wordt de stand van zaken gegeven.
9. Garanties en leningen
Leningen en garanties worden slechts verstrekt onder de volgende voorwaarden:
-
•
De organisatie is gevestigd in de gemeente Steenbergen.
-
•
De organisatie heeft geen winstoogmerk.
-
•
De te financieren activiteiten en/of objecten passen binnen het door de raad vastgestelde gemeentelijk beleid.
-
•
De te financieren activiteiten zijn zonder gemeentelijke lening of garantie niet te realiseren.
-
•
Bij de aanvraag voor een lening moet de organisatie aantonen dat de lening niet zonder bezwaren kan worden verstrekt door een reguliere bank of financiële instelling.
De organisatie doet een aanvraag bij het college en overlegt daarbij een exemplaar van de statuten, de jaarrekeningen van de laatste twee boekjaren en een exploitatiebegroting waaruit blijkt dat de betaling van rente en aflossing hierin past. Bij een garantie verstrekt de organisatie tevens de met de bank gesloten concept leningsovereenkomst waarvoor de garantie geldt.
De basislijn is dat het rentepercentage voor een lening wordt bepaald op het moment dat de aanvraag, inclusief de hierboven genoemde documenten, in behandeling wordt genomen. Daarbij hanteert de gemeente het rentepercentage van de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) voor een lineaire lening, te verhogen met 0,5% ter dekking van de administratieve kosten. Bij uitzonderingssituaties is het college bevoegd om hiervan gemotiveerd af te wijken.
De looptijd van de lening wordt afgestemd op de levensduur van het te financieren object.
Steeds meer zetten gemeenten de stap “van gemeente naar gemeenschap” en doen een beroep op instellingen om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor het uitvoeren van taken. De gemeente zit daarbij meer in de rol van faciliteren. De praktijk laat zien dat er meer aanvragen worden gedaan voor leningen en garanties. Deze compacte set van spelregels, aanvullend op de bepaling in de financiële verordening, wordt gehanteerd als afwegingskader. Het grensbedrag, waarbij de raad vooraf in de gelegenheid wordt gesteld om wensen en bedenkingen kenbaar te maken, wordt gehandhaafd op € 100.000. Verstrekte leningen en garanties lager dan € 100.000 neemt het college op in de tussenrapportage of jaarstukken.
10. Rente
Eventuele rentelasten, verbonden aan een aangetrokken geldlening, worden ten laste gebracht van het taakveld Treasury en doorbelast naar de taakvelden waarvan de kosten voor 100% worden doorbelast via tarieven.
Op het moment dat er kapitaal wordt aangetrokken via een langlopende lening vraagt het om een afspraak hoe we omgaan met de betaalde rente.
11. Kapitaallasten
Om het beschikbare investeringsvolume op peil te houden, blijven de kapitaallasten van activa waarvan de levensduur is verstreken, beschikbaar in de meerjarenbegroting voor nieuwe investeringen.
Kapitaallasten bestaan uit de jaarlijkse kosten van rente en afschrijving van materiële vaste activa (zoals gebouwen, wegen, riolen, containers, installaties, ICT middelen en voertuigen). Deze lasten zijn gekoppeld aan de economische levensduur van het actief. Op het moment dat de levensduur is verstreken en het actief nog in gebruik wordt gehouden, blijven de vrijvallende kapitaallasten in de meerjarenbegroting beschikbaar voor nieuwe investeringen. Activa, waarvoor een dekkingsreserve is gevormd ter dekking van de kapitaallasten, vormen hierop echter een uitzondering.
