gemeente Steenbergen | Financiële verordening WVS-groep

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Begroting

Jaarlijks wordt door het Dagelijks Bestuur de begroting aangeboden aan het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur stelt de begroting vast. De begroting gaat vergezeld van de meerjarenraming die zich uitstrekt over 3 jaar volgend op het begrotingsjaar.

Voorafgaand aan de begroting wordt door Dagelijks Bestuur de kadernota opgesteld. Hierin worden inhoudelijke en financiële kaders voor de begroting uitgewerkt.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

Bij de begroting worden de lasten en baten weergegeven en bij de jaarstukken worden de gerealiseerde lasten en baten weergegeven.

Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt het totaal van de investeringen gesplitst per categorie.

jaarlijks worden door het Dagelijks Bestuur de jaarstukken aangeboden aan het Algemeen Bestuur. De jaarstukken bestaan uit de jaarrekening en het jaarverslag. Dit is de integrale verantwoording van het Dagelijks Bestuur van de realisatie van de doelen en activiteiten en de middelen die daarvoor zijn ingezet ten opzichte van de voornemens uit de begroting. Het Algemeen Bestuur stelt de jaarstukken vast.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten en de investeringsbegroting. Het Dagelijks Bestuur doet het Algemeen Bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde begroting en de investeringsbegroting en voorstellen voor het bijstellen van het beleid.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van een tussentijdse rapportage per kwartaal over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling.

De tussenrapportage bevat:

een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid;

de realisatie en raming van de baten en de lasten.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 6. Waardering en afschrijving vaste activa

Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

Artikel 7. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op in-baarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

Het Dagelijks Bestuur geeft jaarlijks bij de begroting een overzicht van de reserves en voorzieningen. De bijbehorende bestedingsplannen worden opgenomen in de begroting voor zover dit relevant is in het kader van de keuzemogelijkheden door het Algemeen Bestuur

Een reserve en/of voorziening wordt ingesteld of opgeheven door een besluit van het Algemeen Bestuur.

In de begroting en de jaarrekening wordt een overzicht opgenomen van het weerstandsvermogen in relatie tot de risico's. De definiëring van het weerstandsvermogen is het totaal van reserves.

Artikel 9. Financieringsfunctie

Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

voor het aantrekken van externe financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 10. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling;

het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot te leveren prestaties (zie artikel 2 lid 3);

de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11. Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor:

een eenduidige indeling van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidige toewijzing van de taken aan de directie;

een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbegroting;

de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

de te maken afspraken met de directie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 12. Interne controle

Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen tenminste eenmaal in de 3 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 13. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening WVS-groep zoals vastgesteld op 24 september 2007 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op 1 maart 2019.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening WVS-groep.

Toelichting op de artikelen

Artikel 1. Begripsbepaling

In dit artikel is het begrip ‘Administratie’ gedefinieerd.

Artikel 2. Begroting

WVS-groep werkt in de begroting met slechts één programma. Dit is anders dan bij gemeentebegrotingen. In het tweede lid is geregeld dat het Dagelijks Bestuur jaarlijks, voorafgaand aan de begroting, de kadernota opstelt waarin de inhoudelijke en financiële kaders voor de begroting worden uitgewerkt.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie, conform de hiervoor genoemde lijst van materiële activa met economisch nut, een overzicht aan investeringen wordt gegeven

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Artikel 4 van de Financiële verordening bevat nadere regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Naast lopende uitgaven doet een gemeenschappelijk regeling investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd middels de begroting per categorie.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

Een belangrijk onderdeel van de planning- en control cyclus voor de Algemeen Bestuur zijn de tussenrapportages. Op basis van tussenrapportages wordt de Algemeen Bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.

Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa

In het tweede lid, onder a, van artikel 212 Gemeentewet is opgenomen dat de Financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 6 invulling gegeven. Voor de bepalingen over afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa wordt in de verordening verwezen naar een bijlage.

In de bijlage zijn naast de methodiek de afschrijvingstermijnen voor de verschillende categorieën materiele vaste activa met economisch nut opgenomen.

Artikel 7. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de oninbaarheid van vorderingen moet een gemeenschappelijke regeling een voorziening vormen. Vorderingen worden individueel beoordeeld op oninbaarheid.

Artikel 9. Financieringsfunctie

Artikel 212 Gemeentewet bevat de bepaling dat de Financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Artikel 9 geeft invulling aan deze plicht. Het artikel bevat kaders voor het financieringsbeleid. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 11.

In aanvulling op de regels uit de Wet financiering decentrale overheden (hierna: Wet Fido) en daaruit volgende besluiten en regelingen stelt het eerste lid een aantal aanvullende kaders. Zo mag geen gebruik worden gemaakt van financiële derivaten. Het tweede lid bepaalt dat het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur informeert als de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigt te worden overschreden. Artikel 4 respectievelijk 6 van de Wet fido geeft aan dat de toezichthouder (provincie) wordt geïnformeerd als de gemeenschappelijke regeling voor het derde achtereenvolgende kwartaal de kasgeldlimiet respectievelijk renterisiconorm overschrijdt en dat WVS-groep aan de toezichthouder een plan voorlegt om weer binnen deze limiet te komen. Dit plan dient door de provincie goed gekeurd te worden. Indien hier niet aan wordt voldaan, kan de toezichthouder correctieve maatregelen treffen.

Artikel 10. Administratie

Onder artikel 10 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie van de gemeenschappelijke regeling. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging er van moeten voldoen.

Artikel 11. Financiële organisatie

Artikel 11 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het Dagelijks Bestuur op hiervoor zorg te dragen. Het Dagelijks Bestuur is op grond van artikel 160 Gemeentewet bevoegd regels te stellen over de organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Raad van State en het Nader rapport uit 2003 over de wijziging van artikel 212 Gemeentewet.

Artikel 11 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het Dagelijks Bestuur beleid en interne regels moet stellen. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand dat het Bestuur een treasurystatuut en de volmachten en mandaten vastlegt.

Bij het beleid en interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoophandboek.

Bij het beleid en interne regels voor steunverlening en subsidieverstrekking gaat het om procedures die naleving van de Europese staatssteunregels en regels voor diensten van algemeen economisch belang, de Algemene wet bestuursrecht en de gemeentelijke subsidieverordening waarborgen.

De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheers handelingen en getrouwheid van de jaarrekening.

Artikel 12. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de jaarstukken een getrouw beeld geven van de financiën van de gemeenschappelijke regeling en of de (financiële) beheers handelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 12 draagt het Dagelijks Bestuur op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeenschappelijke regeling zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheers handelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.

Het tweede lid bepaalt dat jaarlijks wordt gecontroleerd of de administratie van waardepapieren e.d. overeenkomen met hetgeen de gemeenschappelijk regeling daadwerkelijk bezit. Het lid gebiedt daarbij dat eens in een nader aantal te bepalen jaar wordt gecontroleerd of de administratie van registergoederen en bedrijfsmiddelen overeenkomt met het daadwerkelijke bezit.

Artikel 13. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t+1 en later. De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t-1 en de begroting en jaarstukken van het jaar t. Hiervoor is in artikel 13 een overgangsbepaling opgenomen.

Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel

Het verdient de voorkeur de nieuwe verordening in werking te laten treden op een datum voor het vaststellen van de kadernota en anders voor het vaststellen van de begroting van het jaar t+1. Anders moet artikel 14 worden uitgebreid met een bepaling die voorziet in terugwerkende kracht, zodat de bepalingen uit de nieuwe verordening ook gelden voor de begroting voor het jaar t+1.

Vaststelling

Binnen twee weken na vaststelling door het Algemeen Bestuur moet het Dagelijks Bestuur de verordening aan gedeputeerde staten zenden. Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet.