Officiele publicatie

Inkoopbeleid 2018

[                      

Aan

T.a.v.

Van

Kenmerk

Onderwerp

Uw brief van

 

Dagelijks Bestuur

 

Algemeen directeur

16/19 A

Inkoopbeleid 2018

 

Roosendaal, 19 juni 2018

  

  • 1.
    Inleiding  
    In het Inkoopbeleid 2014 zijn de kaders vastgesteld op het gebied van inkoop bij WVS-groep en is de basis gelegd voor een eenduidige aanpak door alle onderdelen van de organisatie (exclusief WVS Schoonmaak Vof & Flexkompaan BV). Door aanpassing van de Aanbestedingswet en veranderingen in de organisatie is een herziening van het inkoopbeleid gewenst. Daarnaast zijn beleid en uitvoering los van elkaar beschreven. In het handboek inkoop (uitvoering) is het door het DB vastgestelde beleid uitgangspunt.
     
  • 1.
    Kader organisatie
    WVS-groep is een gemeenschappelijke regeling in het kader van de Wgr. WVS-groep is een samenwerkingsverband van overheden, zijnde 9 deelnemende gemeenten in West-Brabant. Dit betekent dat WVS-groep, conform de Aanbestedingswet artikel 1.1. een aanbestedende dienst is en daarmee aanbestedingsplichtig bij het inkopen boven drempelbedragen van een dienst, levering of een werk.
     
    1.2 Belang
    Binnen de overheidssector neemt de aandacht voor inkoop steeds meer toe. Daarvoor zijn een aantal redenen:
  • 1.
  • 1.
    Aangescherpte (Europese) regelgeving. Met name de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 op 1 april 2013 (en gewijzigd per 1 juli 2016), de Gids proportionaliteit en de ARW 2016.
  • 2.
    Doelmatigheid.
  • 3.
    Rechtmatigheid. 

 

  • 1.
    Missie en doelstellingen inkoop WVS-groep

 

De inkoopmissie en –doelstellingen (en daarvan afgeleide acties) vormen de basis voor de te volgen werkwijze bij inkopen en aanbestedingen. De inkoopmissie en de inkoopdoelstellingen worden als volgt geformuleerd.

De inkoopmissie:

WVS-groep streeft naar een professionele uitvoering van haar inkooptaken waarbij zij zich zowel intern als extern profileert als een zakelijke, betrouwbare en integere partner en waarbij zij leveringen, diensten en werken op economisch, juridisch en maatschappelijk verantwoorde wijze verwerft. 

 

De inkoopdoelstellingen:

Doelstelling is een professionele uitvoering van de inkooptaken. Dit betekent het volgende:

  • 1.
    Voldoen aan de relevante regelgeving met betrekking tot overheidsinkopen (rechtmatigheid).
  • 2.
    Inkopen geschieden transparant (volgens inkoopstappenplan) en er wordt gestreefd naar een juiste prijs / kwaliteit verhouding (bedrijfseconomisch).
  • 3.
    Het inkoopbeleid is duurzaam en houdt rekening met maatschappelijke ontwikkelingen.
  • 4.
    Het realiseren en inzichtelijk maken van een positief inkoopresultaat.
  • 5.
    Het verlichten van de administratieve lasten door vermindering van het aantal leveranciers en facturen en
  • 6.
    Het beperken van de kans op fraude en het bewaken van de integriteit.
  • 7.
    Het bevorderen van inkoopsamenwerking.
  • 8.
    Het vergroten van inkoopkennis en het delen van deze kennis in de eigen organisatie en het streven naar voortdurende verbetering en dat de medewerkers elkaar hierop aanspreken.

 

  • 1.
     Het inkoopproces 
    3.1 Definitie
    Onder inkoop wordt in het algemeen verstaan: ’Het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden.’ Kortom: alle beïnvloedbare handelingen die facturen van derden tot gevolg hebben.
     

 

3.2 Handboek

De uitvoeringszaken zijn beschreven in een handboek inkoop welke door de algemeen directeur wordt vastgesteld. Deze bevat in ieder geval:

  • 1.
    Inkoopinstrumenten zoals: inkoopformulier- en stappenplan, algemene inkoopvoorwaarden, leveranciers- en contractmanagement, auditing.
  • 2.
    Inkooporganisatie: inkoopprocessen vastgelegd met taken en bevoegdheden, borging van functiescheiding tussen bestellen en betalen.
  • 3.
    Kennismanagement inkoop.
  • 4.
    Inkoopkeuze en –proces.
  • 5.
    Mandatering financieel.

3.3 MandateringFinanciële bevoegdheden om inkopen te kunnen doen zijn per functionaris en handeling vastgelegd in het Mandaatstatuut.

Na vaststelling van het vorenstaande Inkoopbeleid 2018 komt het op 10 maart 2014 vastgestelde Inkoopbeleid 2014 te vervallen.

Voorgesteld wordt het vorenstaande Inkoopbeleid 2018 vast te stellen, conform het bijgevoegde ontwerp besluit.

  

J.H.G. Koopman,

Algemeen directeur

    

Het dagelijks bestuur van WVS-groep,

Overwegende, dat het noodzakelijk is het inkoopbeleid te herijken,

Gelezen het voorstel van de algemeen directeur van WVS-groep dd. 19 juni 2018, no. 16/19 A,

Gelet op de gemeenschappelijke regeling WVS-groep en het Mandaatstatuut,

  

B e s l u i t :

 

Met ingang van 15 juli 2018:

  • 1.
    Het Inkoopbeleid 2018, zoals voorgesteld door de algemeen directeur dd. 19 juni 2018, vast te stellen.
  • 2.
    Het Inkoopbeleid 2014 in te trekken.

 

Aldus besloten door het Dagelijks Bestuur van WVS-groep op 2 juli 2018.

De secretaris, De voorzitter,

 

P.F.J.M. Havermans L.G.M. van der Beek.