Officiele publicatie

Regeling Budgetbeheer 2019

Burgemeester en wethouders van Steenbergen;

Overwegende dat:

  • -
    De organisatie met ingang van 1 mei 2018 is gewijzigd;
  • -
    Het college van burgemeester en wethouders op 17 april 2018 de organisatieregeling heeft vastgesteld;
  • -
    Deze Organisatieregeling nieuwe functies kent die in de Organisatieregeling verder uitgewerkt zijn;
  • -
    Het college van B&W de missie en visie heeft vastgesteld;
  • -
    Het college de volgende kernwaarden heeft vastgesteld: betrokken, wendbaar en samenwerken;
  • -
    De regeling budgetbeheer een nadere uitwerking is van de missie, visie, kernwaarden en de Organisatieregeling;
  • -
    De teammanager in de organisatie van de bedrijfsvoering een belangrijke spilfunctie vervult en daarbij wordt ondersteund door de financieel consulent;
  • -
    De regisseur bestuurlijke opgaven een belangrijke rol vervult bij de middelen- en capaciteitsplanning die nodig is voor het realiseren van de bestuurlijke opgaven;
  • -
    Met ingang van 2019 een nieuw financieel systeem wordt ingevoerd,
  • -
    Het uit oogpunt van doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering wenselijk is dat er regels worden vastgesteld ten aanzien van de besteding van de door de gemeenteraad in de begroting beschikbare gelden.

gelet op

  • -
    artikel 160 van de Gemeentewet;
  • -
    artikel 17 lid 1 sub a Financiële verordening gemeente Steenbergen 2017.
  • -
    artikel 24 lid 3 van de Organisatieregeling 2018

besluiten:

vast te stellen de navolgende

REGELING BUDGETBEHEER 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.
    Masterbudgethouder: de gemeentesecretaris / algemeen directeur als eindverantwoordelijke voor de organisatie.
  • b.
    Budgethouder: de functionaris die door de masterbudgethouder schriftelijk (totaalvastlegging) is aangewezen om de tot zijn of haar organisatieonderdeel behorende taak uit te voeren.
  • c.
    Budgetbeheerder: de functionaris die door de budgethouder schriftelijk is aangewezen om onder verantwoordelijkheid van de budgethouder taken met betrekking tot een aan hem toegekend budget uit te voeren.
  • d.
    Budget: samenhangend geheel aan doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken en de daarvoor toegekende financiële middelen en personele capaciteit. Het beheer van risico’s maakt deel uit van het budget.
  • e.
    College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen.
  • f.
    Gemeentesecretaris / algemeen directeur /: de functionaris die volgens artikel 3, lid 1 van de Organisatieregeling 2018 eindverantwoordelijk is voor het dagelijks beheer van de gemeentelijke organisatie, met uitzondering van de griffie.
  • g.
    Griffier: de functionaris, die benoemd is door de raad en belast is met de zorg voor de ondersteuning van de raad en door de raad ingestelde commissies.
  • h.
    Directeur bedrijfsvoering en dienstverlening: de functionaris die volgens artikel 3 lid 2 van de Organisatieregeling – onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris / algemeen directeur – verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering en dienstverlening.
  • i.
    Teammanager: de functionaris, die volgens artikel 3 lid 3 van de Organisatieregeling – onder verantwoordelijkheid van de directeur bedrijfsvoering en dienstverlening – verantwoordelijk is voor het dagelijks beheer van de teams.
  • j.
    Regisseur bestuurlijke opgaven: de functionaris, die ingevolge artikel 13 van de Organisatieregeling verantwoordelijk is voor de advisering van het bestuur en gemeentesecretaris / algemeen directeur op het gebied van de bestuurlijke opgaven.
  • k.
    Concerncontroller: de functionaris, die volgens artikel 14 van de Organisatieregeling, verantwoordelijk is voor de control op de bedrijfsvoering.
  • l.
    Financieel consulent: de financieel medeweker die binnen het team Interne Ondersteuning de functie van financieel adviseur vervult.
  • m.
    Mandaatbesluit: het op dat moment geldende mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Steenbergen.

Artikel 2 Budgethouder en Budgetbeheerder.

a.

Als budgethouder kan worden aangewezen: de directeur bedrijfsvoering en dienstverlening, de teammanager en de regisseur bestuurlijke opgaven.

b.

Als budgetbeheerder kan worden aangewezen: de medewerker die door de budgethouder verantwoordelijk is gesteld voor een bepaald product, deelproduct of project.

c.

De griffier is als budgethouder verantwoordelijk voor de budgetten van de gemeenteraad en wordt niet specifiek aangewezen door de masterbudgethouder. Met het vaststellen van de begroting door de raad wordt de griffier geacht te zijn aangewezen als budgethouder voor de budgetten die de raad aangaan.

d.

De masterbudgethouder en budgethouder kunnen tevens de rol van budgetbeheerder vervullen. In dat geval voert de financieel consulent periodiek een controle uit op het beheer van de budgetten.

Artikel 3 Mandaat, volmacht of machtiging

a.

De masterbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder nemen de bepalingen in acht van het mandaatbesluit.

b.

Besteding van het budget kan alleen plaatsvinden als er mandaat, volmacht of machtiging is.

Artikel 4 Rechten van de budgethouder en budgetbeheerder.

De budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven:

  • a.
    Tot maximaal de in de exploitatiebegroting (productenraming) opgenomen budgetten;
  • b.
    Tot maximaal het saldo van de voorziening, voor zover dit door de gemeenteraad of het college is vrijgegeven;
  • c.
    Tot maximaal het bedrag van de door de gemeenteraad beschikbaar gestelde investeringsbudgetten.

Artikel 5 Verplichtingen van de budgethouder.

De budgethouder draagt zorg voor:

  • a.
    een efficiënt en effectief beheer van de budgetten die onder zijn of haar verantwoordelijkheid vallen. Het beheer houdt tevens in de vastlegging van de verplichting, afhandeling van de factuur en de dossiervorming.
  • b.
    volledige, tijdige en juiste aanlevering aan het team Interne Ondersteuning, taakveld financiën van de informatie die van belang is voor de documenten die deel uitmaken van de planning en control cyclus.
  • c.
    een volledig en juiste weergave van de consequenties voor de middelen en risico’s bij het aanleveren van collegeadviezen.
  • d.
    volledige, juiste en actuele verantwoordingsinformatie over de voortgang van de budgetten ten behoeve van de voortgangsgesprekken met de directie.
  • e.
    tijdige aanlevering van alle gegevens en stukken aan het team interne ondersteuning, taakveld financiën die ten behoeve van een juiste registratie in de financiële administratie en de (jaar-)verslaglegging noodzakelijk zijn.

Artikel 6 Verplichtingen van de budgetbeheerder

De budgetbeheerder draagt zorg voor:

  • a.
    volledige, tijdige en juiste aanlevering aan de budgethouder van de informatie die van belang is voor de documenten die deel uitmaken van de planning en control cyclus.
  • b.
    tijdige informatie aan de budgethouder over de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget.
  • c.
    tijdige aanlevering
  • d.
    het schriftelijk vastleggen van elke verplichting, bij voorkeur door een getekende overeenkomst, opdrachtbrief of bestelbon.
  • e.
    een adequate en toegankelijke dossiervorming ten behoeve van de interne controlefunctionaris, de concerncontroller en externe accountant.
  • f.
    controle bij elke factuur met als doel het vaststellen of het gefactureerde goed, dienst of werk naar behoren geleverd is en de gefactureerde prijs overeenstemt met de opdrachtverstrekking / aangegane verplichting.
  • g.
    Juiste codering van de factuur.

Artikel 7 Totstandkoming van budgetten

a.

Een budget komt tot stand op het moment dat de raad de programmabegroting vaststelt, bij tussentijdse wijziging van de begroting en bij het beschikbaar stellen van een investeringsbudget.

b.

Ingevolge artikel 5 sub b en artikel 7 sub a levert de budgethouder, voor een door het college vast te stellen datum, de volgende gegevens aan ten behoeve van de begroting van het volgend jaar:

  • De mutaties voor de alle budgetten waarvoor hij verantwoordelijk is, zowel de inkomsten als de uitgaven.
  • De voorgenomen inzet van de capaciteit aan producten, reserves en voorzieningen en investeringsbudgetten.
  • De teksten voor de begrotingsprogramma’s en paragrafen.
c.

In de begroting, dan wel wijziging van de begroting, worden slechts mutaties in budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, opgenomen waarvan is vastgesteld dat:

  • de raad dan wel college een besluit hebben genomen om deze mee te nemen in de begroting.
  • er sprake is van een verplichting die onontkoombaar is.
  • er sprake is van harde afspraken met derden, zoals subsidietoekenningen, indexering in contracten, vastgestelde begrotingen van gemeenschappelijke regelingen en CAO bepalingen.

Artikel 8 Verantwoordingsplicht budgethouder

a.

De budgethouder, niet zijnde de griffier, legt periodiek verantwoording af aan de algemeen directeur / gemeentesecretaris en de directeur bedrijfsvoering over de voortgang van de activiteiten, reguliere budgetten, investeringsbudgetten, capaciteitsinzet en risico’s.

b.

In dit gesprek wordt in ieder geval melding gedaan van:

  • afwijkingen in de activiteiten en / of de planning.
  • de (te verwachten) budgetoverschotten en –tekorten, voorzien van een analyse en eventuele voorstellen voor bijsturing.
  • de belangrijkste afwijkingen in capaciteit, voorzien van een analyse en voorstellen tot bijsturing.
  • De belangrijkste afwijkingen in de risico’s, voorzien van te treffen beheersmaatregelen.
  • De inhoudelijke en financiële voortgang van de investeringsbudgetten.
c.

De concerncontroller adviseert de directie, portefeuillehouder financiën en het college omtrent de risico’s.

Artikel 9 Ondersteuning van (master)budgethouder en budgetbeheerder

De (master)budgethouder en budgetbeheerder worden bij het beheer van de budgetten ondersteund door de aan hem/haar toegewezen financieel consulent.

Artikel 10 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling Budgetbeheer 2019”

Artikel 11 Inwerkingtreding

De regeling Budgetbeheer treedt op 1 januari 2019 in werking onder gelijktijdige intrekking van de “Regeling budgethouderschap 2015” die is vastgesteld op 24 februari 2015 en in werking is getreden op 1 januari 2015.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 5 februari 2019
De secretaris De burgemeester
M.J.P. de Jongh, RA R.P. van den Belt, MBA